SYNORA

Von getrennten Tools zu einer zentralen Plattform.

RolleSolo Product Designer UnternehmenSYNCPILOT Group Jahr2024 – 2026

SYNORA Dashboard: Monatsansicht des Kalenders im Mandanten-Branding, links Mini-Kalender, eigene Kalender und verbundene Systeme

01Kontext & Herausforderung

SYNORA ist eine White-Label-Buchungsplattform für den öffentlichen Sektor und Versicherungen. Die Plattform unterstützt den gesamten Buchungsprozess, von der Einrichtung des Systems bis zur Terminbuchung. Da beide Bereiche unterschiedliche Anforderungen und Abläufe haben, musste das System flexibel sein. Gleichzeitig war der bestehende Buchungsprozess unübersichtlich und unnötig lang. Verschiedene Bereiche wurden in drei getrennten Systemen verwaltet, was zu häufigen Systemwechseln führte. Viele administrative Einstellungen waren außerdem nur über den Support oder durch technische Anpassungen möglich.

FigJam-Board der Buchungsstrecke: fünf Schritte von Link öffnen bis Bestätigen, darunter Painpoints als Sticky Notes und eine Emotionskurve, die bei der Zeitslot-Suche ihren Tiefpunkt erreicht.

02RECHERCHE

Ich habe die Probleme aus drei Perspektiven untersucht:

Nutzerinterviews

Ich habe Nutzer der Buchungsseite interviewt und beobachtet, wie sie einen Termin gebucht haben. Dabei hat sich gezeigt, an welchen Stellen sie unsicher wurden oder nicht weiterkamen. Anschließend habe ich die Ergebnisse nach wiederkehrenden Problemen geordnet. Besonders schwierig waren die Auswahl eines Beraters und die Suche nach einem passenden Termin.

Support- und Stakeholder-Analyse

Ich habe wiederkehrende Support-Tickets nach Aufgaben und Nutzerrollen gruppiert und die Muster gemeinsam mit Support und Stakeholdern in Workshops geprüft. So wurde sichtbar, welche Anfragen häufig vorkamen und welche Rollen betroffen waren. Besonders oft ging es um Branding, Datenschutz- und Einwilligungstexte sowie E-Mail-Vorlagen für verschiedene Buchungssituationen.

Wettbewerbsanalyse

Ich habe TEVIS, eTermin, Cal.com und Personio verglichen. Verwaltungslösungen konnten komplexe Prozesse abbilden, waren aber oft schwer zu bedienen. Moderne Booking-Tools waren einfacher, boten jedoch weniger Möglichkeiten für Branding und Verwaltung. Für SYNORA waren deshalb beide Seiten wichtig: flexible Verwaltung und einfache Bedienung.

Competitive-Analysis-Board: Detailanalysen von TEVIS, eTermin, Cal.com und Personio, eine Positionierungskarte nach Glaubwürdigkeit und eine Gap-Analyse für SYNORA.

03Entscheidungen

Buchungsstrecke vereinfachen

Entscheidung

Ich habe die Auswahl schrittweise aufgebaut und nur die Informationen gezeigt, die Gäste im jeweiligen Moment brauchen.

Begründung

Dadurch wirkt der Prozess übersichtlicher und Nutzer können schneller einen passenden Termin auswählen.

Drei Systeme in einer Plattform zusammenführen

Entscheidung

Ich habe die Verwaltung von Organisationen und Events, die Nutzer- und Rollenverwaltung sowie die Kalenderkonfiguration in einer Plattform zusammengeführt.

Begründung

So benötigen Admins nur einen Login, pflegen Daten zentral und können zusammenhängende Aufgaben ohne Systemwechsel erledigen.

Admin Self-Service

Entscheidung

Ich habe einen Self-Service-Bereich für Branding, Nutzerverwaltung und E-Mail-Vorlagen gestaltet. Sensible Funktionen sind weiterhin nur für Super-Admins verfügbar.

Begründung

Wiederkehrende Änderungen können Admins damit ohne Support durchführen.

04Iterationen

Mit Tools wie Figma Make konnte ich Ideen früh visualisieren und verschiedene Varianten entwickeln. So konnte ich Konzepte mit Stakeholdern besprechen, Varianten in A/B-Tests vergleichen und gemeinsam mit Entwicklern Machbarkeit, Aufwand und mögliche Edge Cases prüfen. Für die erste Ideenfindung habe ich manchmal auch einfache Skizzen auf Papier erstellt:

Skizze der ersten Version: die Termine mehrerer Mitarbeitender eines Teams als Spalten nebeneinander in einer Tagesansicht.

Problem / Feedback

Die Termine mehrerer Mitarbeitender eines Teams wurden nebeneinander angezeigt. Für große Teams war diese Lösung jedoch nicht gut geeignet.

Was sich änderte

Nach dem Login sehen Mitarbeitende im Dashboard zuerst nur ihre eigenen Termine. Termine anderer Teammitglieder können über einen Filter angezeigt werden.